19.08.2008
Mam nadzieję, że w ostatnim artykule przekonałem Cię o niewątpliwych korzyściach, jakie płyną z kontaktu z mediami. Czas na kolejne sposoby, które w łatwy sposób pozwolą Ci na promowanie swojej oferty w środkach masowego przekazu. W tym artykule zajmiemy się bezpośrednim kontaktem z ludźmi mediów.
Jak wspominałem już wcześniej notka prasowa jest prostym i tanim sposobem na zaistnienie w środkach masowego przekazu. Jeśli jednak mamy do przekazania coś naprawdę ważnego, warto zastanowić się nad zaproszeniem dziennikarzy na rozmowę. Zorganizowanie udanej konferencji prasowej będzie wymagać od Ciebie nie lada wysiłku. Aby trud ten nie poszedł na marne pamiętaj, żeby powód konferencji był naprawdę istotny, w innym wypadku narazisz się na niechęć środowiska dziennikarskiego, które z pewnością nie zaszczyci Cię swoją obecnością ponownie. Przed zwołaniem konferencji zadaj sobie pytanie, czy nie wystarczyłaby notatka prasowa. Jeśli w dalszym ciągu uważasz, że konferencja prasowa byłaby najlepssza pozwól, że podzielesie z Tobą kilkoma spostrzeżeniami.
Zanim zjawią sie reporterzy.
To, jaki efekt odniesie konferencja prasowa zależy przede wszystkim od Twojego dobrego przygotowania. Juz na wiele dni przed samym wydarzeniem musisz zadbać o wiele rzeczy.
-
Organizacje konferencji zacznij od ustalenia odpowiedniego budżetu, który miedzy innymi uwzględni materiały konferencyjne, wynajęcie sali, poczęstunek, wypożyczenie sprzętu i inne.
-
Zadaj sobie również pytanie ile osób powinno uczestniczyć w Twojej konferencji? Skoncentruj sie na osobach, które będą zainteresowane tym, co masz do powiedzenia. Nie zapomnij przesłać zaproszeń i uzyskać potwierdzenia przybycia z odpowiednim wyprzedzeniem.
-
Zaplanuj dokładnie termin, ponieważ od tego może zależeć frekwencja na organizowanym spotkaniu z prasą. Aby Ci to ułatwić powiem, że najbardziej preferowane są godziny poranne miedzy 10.00- 11.30. Za najmniej atrakcyjny dla dziennikarzy dzień uchodzi poniedziałek.
-
Wybierz właściwe miejsce na spotkanie z dziennikarzami. Jeżeli nie posiadasz odpowiednich warunków w siedzibie Twojej firmy, zawsze możesz skorzystać z gotowych sal konferencyjnych w hotelach. Bez względu na co zdecydujesz najważniejsze, aby konferencja odbyła sie w miejscu, do którego dziennikarze będą mieli łatwy dojazd, gdzie nie zabraknie miejsc siedzących. Nie bez znaczenia są również miejsca parkingowe, czy dobra akustyka pomieszczenia.
Najogólniej mówiąc, jeśli chcesz zorganizować konferencje musisz wziąć pod uwagę to, że wielu rzeczy po prostu nie da się przewidzieć. Nie załamuj jednak rąk, nawet jeśli zdarzy Ci się mała wpadka to i tak doświadczenie, które zdobędziesz z pewnością zaprocentuje. Poza tym nie spodziewaj się, że Twoja pierwsza konferencja zgromadzi tłumów dziennikarzy. Jeśli uda ci się zainteresować choćby jednego redaktora, który zdecyduje sie na publikację materiału z konferencji możesz pogratulować sobie sukcesu. Może być też tak, że żaden dziennikarz nie zaszczyci obecnością konferencji. Nie przejmuj się na pewno tego dnia Twoja konferencja konkurowała z innymi, ważniejszymi z punktu widzenia dziennikarza, wydarzeniami.
W blasku fleszy.
Kiedy przygotowania do konferencji są dopięte na ostatni guzik, czas na kilka sugestii dotyczących samego spotkania z dziennikarzami. Zapamiętaj te kilka wskazówek, które pozwolą Ci zorganizować udany briefing dziennikarski.
Punktualność. Dziennikarze pracują w ciągłym biegu, dlatego zadbaj o to, aby nie marnowali cennego czasu. Zaplanuj termin spotkania tak, aby zacząć i skończyć dokładnie o ustalonym czasie.
Nie lej wody. Dziennikarzy interesują tylko konkrety, dlatego ogranicz swoje wypowiedzi jedynie do najważniejszych informacji. Nawet jeśli przypadkiem pominiesz jakieś informacje, które zainteresowały by dziennikarzy istnieje duża szansa, że zostaniesz o nie zapytany.
Zrób listę obecnych. Możesz rozdać swoim gościom identyfikatory albo sporządzić listę w zeszycie. W razie nieobecności któregoś z dziennikarzy będziesz wiedział komu wysłać raport z konferencji.
Tabliczki z nazwiskami. Znacznie ułatwiają prowadzenie konferencji.
Zadbaj o dodatkowy czas. Może sie zdarzyć, że dziennikarze nie będą w stanie dotrzeć na konferencję, mimo że będą zainteresowani tym co masz do powiedzenia. Jeśli tak się stanie znajdź czas dla nich w innym terminie. Nawet jeśli nie będzie to dla Ciebie komfortowa sytuacja pamiętaj, że beneficjentem tego poświęcenia będzie Twoja firma.
Przewiduj. Bądź przygotowany na zapewnienie swoim gościom odpowiednich warunków. Jeśli na przykład zaprosisz przedstawicieli radia zadbaj o dodatkowe pomieszczenie, gdzie w ciszy i spokoju dziennikarz będzie mógł przeprowadzić wywiad.
3…2…1…Kontakt
Napisany przez Ciebie artykuł, czy konferencja prasowa jest dobrym sposobem na nawiązanie kontaktów z mediami. Jeśli jednak pragniemy budować trwałe relacje z dziennikarzami musimy zadbać, aby nasz kontakt był stale podtrzymywany i korzystny dla obu stron.
Dobrym sposobem na zdobycie sympatii nie tylko dziennikarzy jest zwykła, ludzka uprzejmość. Powinna ona zawsze towarzyszyć Ci w kontakcie z ludźmi mediów. Specyfika pracy reportera wymaga ciągłego kontaktu z obcymi ludźmi, w wielu nieznanych miejscach. Dlatego przywitaj dziennikarza osobiście, zaproponuj kawę i poczęstunek, a dopiero potem przejdź do właściwej rozmowy. Pamiętaj, że korzyści ze znajomości z dziennikarzem powinny być obustronne. Jeśli oczekujesz publikacji albo reportażu telewizyjnego na temat Twojej firmy, musisz w zamian pomagać dziennikarzom w ich codziennej pracy. Zachowuj profesjonalizm, dostarczaj ciekawych informacji oraz materiałów prasowych. Dziennikarze często gromadzą listę adresowa osób, które mogą być przydatne przy realizacji artykułu bądź reportażu. Nie zdziw sie więc, kiedy zaprzyjaźniony dziennikarz zaproponuje Ci wywiad lub pozwoli skomentować bieżące wydarzenia. Pomyśl jak korzystna byłaby sytuacja, w której zamiast wysyłać swój artykuł do redakcji dzwonisz do zaprzyjaźnionego dziennikarza. Jeśli Ci się to uda jesteś na najlepszej drodze do zbudowania doskonałych relacji z mediami.
Zdaje sobie sprawę, że zorganizowanie konferencji i bezpośredni kontakt z mediami wymaga nie tylko dużych umiejętności, ale także prawdziwej odwagi. Jednakże korzyści płynące z kontaktu z dziennikarzami są bezcenne. Jeśli uda Ci sie przekonać reporterów, że potrafisz być źródłem interesujących informacji zyskasz potężnych sprzymierzeńców promocji Twojej firmy. Pamiętaj, że efekty przyjdą z czasem. Kontakty z mediami należy budować sukcesywnie, krok po kroku.
W następnym artykule z cyklu "ile kosztuje darmowa reklama" przygotuje Cię do wizyty w studiu telewizyjnym i radiowym.
Eactive, zajmującej się promocją stron w wyszukiwarkach internetowych.