Często jest tak, że pomimo umiejętnego prowadzenia skutecznych negocjacji i dobrej woli negocjatorów dochodzi do momentu, w którym żadna ze stron nie jest gotowa na dalsze ustępstwa. Nad stołem negocjacyjnym zapada chwila wymownego milczenia, a uczestnicy rozmów zadają sobie pytanie „co dalej?”. Gdy dochodzi do takiej sytuacji, mamy odczynienia z impasem. Taki zastój w negocjacjach jest największym sprawdzianem umiejętności negocjacyjnych obu stron.
Impas
Impas ma miejsce wtedy, kiedy żadna ze stron nie ma wyraźnej przewagi, a wzajemne oczekiwania wyraźnie się od siebie różnią. Częstą pomyłką jest mylenie impasu z różnicą stanowisk. W przypadku, kiedy jedna ze stron ma wyraźną przewagę i dochodzi do różnicy stanowisk, scenariusz będzie taki, że strona słabsza ustąpi partnerom i zastój w negocjacjach dobiegnie końca. Zastój w negocjacjach może skończyć się jednak zerwaniem całych negocjacji. Dopiero kiedy różnicy stanowisk towarzyszy równorzędna pozycja partnerów, mamy do czynienia z impasem.
Istotą impasu nie musi być właściwy przedmiot negocjacji, czyli argumenty i propozycje. Przyczyną zastoju w negocjacjach często jest kondycja oraz wzajemny stosunek negocjatorów. Mogłoby się wydawać, że jest to błahy powód do zerwania negocjacji, skoro nie ma żadnych merytorycznych przeszkód do zawarcia kompromisu. Jednakże doświadczony negocjator nigdy nie lekceważy czynnika ludzkiego. Stres, uprzedzenia, brak zrozumienia, czy urażona ambicja mogą być powodami zastoju w negocjacjach.
Jest kilka sposobów na przezwyciężenie podobnych problemów. Jednym z nich jest tak zwane „wypuszczanie pary”. Rozsądne w sytuacji, panującego przy rozmowach napięcia jest dopuścić partnera do głosu, dać mu możliwość pełnego wypowiedzenia się. Najlepszy moment do wznowienia rozmów po zastoju w negocjacjach to chwila, w której opadną emocje.
Innym skutecznym sposobem na przełamanie impasu może być technika „włóż jego buty”. Kiedy nastąpi zastój w negocjacjach, spróbujmy znaleźć argumenty stojące za ofertą partnera, powinno pomóc nam to w zrozumieniu trudności, jakie powodują zastój w negocjacjach. Nie należy w takiej sytuacji zarzucać partnera kolejnymi propozycjami i ofertami, które zawsze będą uznawane przez niego za uwzględniające jedynie nasz interes. Zaprośmy rozmówce do poszukiwania wspólnych rozwiązań. Da mu to przekonanie i komfort psychiczny, że jest aktywnym twórcą zawieranego porozumienia. Dopiero taki stan pozwoli na powrót do rozmów po zastoju w negocjacjach.
Najczęściej jednak jest tak, że negocjacje zatrzymują się na kwestiach spornych dotyczących propozycji i ofert. Kiedy każde kolejne ustępstwo staje się dla nas i partnerów zbyt bolesne, należy pamiętać kilka podstawowych zasad, które ułatwią przełamanie zastoju w negocjacjach.
Należy wspólnie z partnerem dotrzeć do źródła zastoju w negocjacjach. Będzie to o wiele skuteczniejsze rozwiązanie niż wzajemne groźby i zaostrzanie stanowiska. Pamiętaj, że Twój partner jest tak samo sfrustrowany brakiem porozumienia, dlatego przełamując zastój w negocjacjach, zachowuj się bardziej spontanicznie, bądź bardziej twórczy, niż zasadniczy. Da to przekonanie Twoim partnerom, że zależy Ci na zawarciu porozumienia. Postaraj się podkreślać wzajemne położenie obu stron. Najlepiej w tym celu wymienić ewentualne korzyści, które byłyby udziałem obu stron, jeśli udałoby się przełamać zastój w negocjacjach. Aby przerwać impas można pójść na pewne symboliczne ustępstwa. Kiedy zawiodą wszystkie oficjalne procedury negocjacyjne, warto pokusić się o mniej formalny kanał prowadzenia obrad. Może to być wspólny obiad lub każda inna forma będą sprzyjać przełamaniu zastoju w negocjacjach.
Jeśli uda Ci się skutecznie przełamać zastoju w negocjacjach i być może jeszcze coś dodatkowo na tym ugrać, to nie pozostaje nic innego niż pogratulować umiejętności dostępnych jedynie dla wytrawnych negocjatorów. Znalezienie sposobu w sytuacji bez wyjścia i przełamania zastoju w negocjacjach jest istotą tej sztuki.
Finalizowanie negocjacji
Jeśli wydaje Ci się, że zapoznanie się ze wszystkimi argumentami i ofertą drugiej strony, pokonanie zastoju w negocjacjach oraz wypracowanie porozumienia będącego do przyjęcia dla obu stron oznacza koniec rozmów, to nie wiesz jeszcze wszystkiego o trudnej sztuce negocjacji. Oto kilka sposobów, które pozwolą uzyskać korzystniejsze porozumienie w ostatniej fazie negocjacji.
Technika „salami”– Nazywana czasem też skubaniem. Technika salami polega na wymuszeniu drobnych ustępstw pod koniec negocjacji. Licząc na to, że partner nie zaryzykuje zerwania rozmów po długim procesie negocjacji lub że jest zbyt wyczerpany, żeby skutecznie prowadzić dalsze negocjacje, żądamy dalszych niewielkich ustępstw. Nie należy jednak używać techniki salami zbyt pochopnie. Bardzo łatwo, wyżej opisanym zachowaniem rozdrażnić partnera i stracić jego zaufanie, co może zaowocować pogorszeniem ewentualnych, długotrwałych relacji. Technika salami wymaga więc umiejętności i przeczucia, które można uzyskać z doświadczeniem.
Technika „jednego strzału”– Istotą tego podejścia, w przeciwieństwie do techniki salami, jest uzyskanie jednego, kluczowego ustępstwa w końcowej fazie negocjacji. Najprościej rzecz ujmując, korzystając z tej metody jesteśmy skłonni zawrzeć porozumienie pod jednym, ostatnim warunkiem. Na przykład:
– Ile za ten telewizor?
– 750
– A dostanę do niego pilota?
– Oczywiście!
– 700 i biorę.
– Zgoda
Jak łatwo zauważyć siłą tej techniki jest nasze zdecydowanie do zawarcia porozumienia. Należy uważać, aby nie przesadzić ze zbyt wygórowaną propozycją. Z drugiej strony najgorsze co może nas spotkać to stanowcze nie.
Technika faktu dokonanego– Wielu z nas stosuje ją mimowolnie w życiu codziennym. Zakładając z góry pobłażliwość drugiej osoby, robimy coś bez jej zgody. Podobna zasada może być stosowana w ostatniej fazie negocjacji. Jak wiele innych ofensywnych technik ta metoda wymaga odrobinę tupetu i pewności siebie. Może ona polegać na tym, że po osiągnięciu porozumienia przesyłamy partnerowi gotowy kontrakt, który różni się nieznacznie od wcześniejszych ustaleń. Nie muszę dodawać, że nowe ustalenia wybiegają bardziej naprzeciw naszym oczekiwaniom niż partnera. Jeśli zmiany okażą się nieznaczne, istnieje realna szansa, że partner przystanie na niewielką zmianę swojego stanowiska. W przeciwnej sytuacji pozostaje tłumaczyć się, że nowe zapisy są wynikiem zwykłej pomyłki. Umiejętne wykorzystanie tej taktyki polega na takim wprowadzeniu nowych, korzystnych dla nas zapisów, aby umowa pozostawała w dalszym ciągu atrakcyjna dla partnera.
Technika wycofania oferty– Jedną z bardziej złożonych, a jednocześnie ryzykownych metod jest technika wycofania oferty. Jej użycie może uzasadniać postawa naszego partnera, który w końcowej fazie negocjacji będzie chciał wymusić na nas dodatkowe ustępstwa. Jej istotę najlepiej oddać na przykładzie. Pomimo, że zgodziliśmy się zaoferować nasze usługi za 10000zł, nasz partner, używając opisanej wyżej techniki „jednego strzału”, żąda od nas obniżenia tej kwoty do 9000 zł. W odpowiedzi na żądania drugiej strony zmuszeni jesteśmy do odroczenia podpisania umowy o jeden dzień, w celu skonsultowania się z przełożonymi lub potrzebujemy czasu do namysłu. Kolejnego dnia informujemy partnera, iż istotnie zaszła pomyłka, ponieważ rzeczywista wartość naszej usługi wynosi tak naprawdę 11500 zł. Po takim posunięci możemy się spodziewać, że partner z radością powróci do pierwotnej propozycji. Przy tej technice należy pamiętać, że stosujemy ją tylko w przypadku partnerów, którzy już zaakceptowali umowę, a mimo to chcą wymusić na nas kolejne ustępstwa.
Najlepsi negocjatorzy są elastyczni, gotowi do negocjacji i zmiany stanowiska. Technik negocjacyjnych należy używać z wielkim wyczuciem i podporządkowywać je poszczególnym sytuacjom.