Darmowe oprogramowanie w małej i średniej firmie.

5/02/09

 

Darmowe oprogramowanie, w tym tak zaawansowane rozwiązania, jak systemy operacyjne otwierają przed małymi i średnimi firmami możliwości, które do tej pory były zarezerwowane jedynie dla dużych podmiotów. Większa efektywność, optymalizacja i automatyzacja procesów, zarządzanie i komunikowanie się z pracownikami to tylko niektóre korzyści, jakie wynikają z zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Darmowe oprogramowanie nie tylko pozwala na korzystanie z gotowych rozwiązań. Posiadając odpowiednią wiedzę możemy tworzyć najlepsze rozwiązania dostosowane do naszych potrzeb. Z tego artykułu dowiesz się, jakie zastosowanie może mieć darmowe oprogramowanie w Twojej firmie oraz spróbujemy porównać niektóre darmowe aplikacje z ich płatnymi odpowiednikami.

 

 

Apache, PHP, MySQL/PostgreSQL, czas oswoić się z tymi pojęciami!

 

 

Apache – darmowy serwer www.

PHP – język programowania. Interpreter tego języka (również darmowy) jest powszechnie integrowany z Apachem. Dzięki temu można tworzyć dynamiczne strony www.

MySQL i PostgreSQL – darmowe relacyjne bazy danych SQL. Obie mają bardzo szerokie możliwości. Bardziej popularna jest MySQL.

 

SQL (ang. Structured Query Language) – język zapytań stosowany do komunikacji z relacyjnymi bazami danych.

 

Pojęcia te są dobrze znane osobom, które miały styczność z tworzeniem dynamicznych stron internetowych. Właściciele lub szefowie firm nie koniecznie są świadomi tego, że technologie te można bardzo dobrze wykorzystać w biznesie, poprawiając wydajność pracowników, przyspieszając wykonywanie niektórych czynności.

 

Pierwsze czego potrzebujemy to informatyk programista, z którym trzeba podjąć współpracę. (Nie uważam, że programowanie jest trudne, trzeba mieć tylko dużo cierpliwości i nie zrażać się niepowodzeniami. Jednak omawiane technologie wymagają dość szerokiej wiedzy nie tylko w obszarze programowania.) Z programistą konsultujemy nasze potrzeby i ewentualne pomysły. Każdy programista doświadczony w dziedzinie tzw. weblikacji (web – aplikacje) po zapoznaniu się ze specyfiką prowadzonej działalności prawdopodobnie będzie w stanie zaproponować jakieś rozwiązania.

 

Jak mamy już programistę, to potrzebujemy sprzętu. Załóżmy, że prowadzimy firmę, która ma biuro z kilkoma komputerami połączonymi w sieć. Do naszej sieci dołączamy jeden komputer, który od tej pory będzie serwerem. Z przyczyn bezpieczeństwa należy ograniczyć dostęp do tego komputera. Najlepiej jeśli będzie to zdalny dostęp jedynie z lokalnej sieci bez dostępu z Internetu. Jeśli nie zależy nam na bezpieczeństwie danych, to może być to dowolny komputer, z już istniejących w sieci.

 

Na naszym komputerze instalujemy Linux (prawie każdy informatyk zaleci to rozwiązanie, chociaż teoretycznie może to być też Windows). Następnie serwer Apache z modułem PHP. Do tego naszą relacyjną bazę danych. Instalacją i konfiguracją oprogramowania oczywiście zajmie się nasz programista.

 

Do czego możemy wykorzystać technologie Apache + PHP + SQL? Możemy stworzyć bazę danych klientów, produktów, usług, projektów, pomysłów itd. Możemy stworzyć oprogramowanie do prowadzenie programów partnerskich, do kontrolowania procesów zachodzących w firmie, do kontrolowania i usprawniania przebiegu informacji. Możemy tworzyć wszelkiego rodzaju harmonogramy i plany, które będą „nękać” pracowników przypomnieniami w postaci np. listów e-mail. Możemy stworzyć aplikację do obsługi kadr, płac, finansów, windykacji itd. I wreszcie możemy połączyć aplikacje w jeden duży system. To wszystko będzie się znajdowało na naszym lokalnym serwerze.

 

Jak to działa?

 

Od strony serwera… Niech to zostanie słodką tajemnicą programisty. :-). Wytłumaczenie tego dokładnie zajęłoby by bardzo dużo czasu i miejsca. Od strony użytkownika nasze oprogramowanie wygląda mniej więcej, jak strona internetowa i tak samo się ją obsługuje, mianowicie uruchamiamy przeglądarkę internetową (najlepiej Firefox, nie polecam Internet Explorera),  wpisujemy adres naszej aplikacji i już. Pokazuje nam się interface złożony z elementów dostępnych w języku HTML dzięki któremu, w bardzo dużym skrócie, możemy się komunikować z bazą danych.

 

Języka php nie koniecznie trzeba używać w połączeniu z serwerem www. Interpreter php działa również w linii komend. Dodatkowo, system operacyjny Linux oferuje narzędzie, które uruchamia procedury w zadanym czasie. Dzięki temu możemy pisać skrypty, które wykonują jakieś czynności za nas. Na przykład aktualizują jakieś statystyki, harmonogramy albo robią kopie zapasowe itd., itp..

 

Jakie są korzyści z posiadania dedykowanego oprogramowania, czyli stworzonego na własne potrzeby? Generalnie rzecz biorąc oprogramowanie ogólne (pakiety office, czy istniejące na rynku systemy CMS i CRM) nigdy nie będzie w pełni realizowań naszych wymagań. Część operacji trzeba będzie wykonać ręcznie, a to zajmuje dodatkowy czas i angażuje pracownika, który mógłby zrobić coś innego. Mając swoje oprogramowanie możemy dowolnie je modyfikować i poprawiać, żeby usprawnić działanie firmy i przyspieszyć pracę pracowników.

 

Na przykład załóżmy, że pracownik ma przygotować miesięczny raport z ilości sprzedanych produktów z podziałem na grupy odbiorców. Zazwyczaj tego typu dane są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym. W zależności od liczby klientów i sprzedanych produktów wyłuskanie danych, potrzebnych do raportu może zająć pracownikowi nawet kilka godzin, do tego przygotowanie raportu – około godziny. Wygenerowanie takiego samego raportu z użyciem naszego dedykowanego oprogramowania ograniczy się do kilku kliknięć myszką. Mało tego, pracownik wcale nie musi w nic klikać. System można tak zaprogramować, żeby miesięczne raporty przesyłał sam w określony dzień, o określonej godzinie na e-mail szefa.

 

Jeśli chodzi o koszty,  to trzeba uwzględnić pensję programisty oraz zakup sprzętu komputerowego. Dla bardzo małych firm i jedno i drugie nie koniecznie jest tanie, ale optymalizacja pracy firmy, wynikająca z wdrożenia aplikacji najczęściej przynosi w czasie więcej zysków niż wynoszą koszty takiej inwestycji.

 

Często jest tak, że automatyzacja jakiegoś procesu, choćby przepływu danych w biurze podnosi wydajność nawet dziesięciokrotnie. Załóżmy, że prowadzimy firmę oferującą usługi 200 klientom. Każdy klient pod koniec miesiąca musi dostać raport z wykonywania usługi oraz fakturę. Załóżmy, że przygotowanie raportu i wystawienie faktury dla jednego klienta zajmuje jednemu pracownikowi około 5 minut. Dla 200 klientów dostajemy 1000 minut. To jest ponad 16 godzin. Czyli 5 osobowy zespół jest zajęty przygotowywaniem raportów przez ponad 5 godzin a więc większą część dnia pracy. Jeżeli zautomatyzujemy proces przygotowywania raportów i wystawiania faktur to otrzymujemy gotowe raporty i wydrukowane faktury oraz zaadresowane koperty. Pozostaje powkładać faktury w odpowiednie koperty i wysłanie ich. Zajmie to jednemu pracownikowi około 2 godzin. Reszta zespołu może w tym czasie zająć się czymś innym, na przykład pozyskiwaniem nowych klientów.

 

Podsumowując, warto inwestować w optymalizację pracy i automatyzację procesów. Technologie takie jak wymienione: Apache, PHP i relacyjna baza danych pozwalają na wprowadzenie dużych zmian w funkcjonowaniu firmy przy stosunkowo małych kosztach.

 

 

Windows vs Linux

 

Porównanie:

 

Windows

Linux

Cena

XP pro BOX – 1049zł

Vista Home Basic BOX – 959

Vista Busines BOX – 1419zł

Vista Ultimate BOX – 1899zł

 

Windows Vista jest w kilku wersjach w zależności od potrzeb.

 

Ceny wzięte z www.ceneo.pl

Każdy linux na licencji GPL – za darmo, do pobrania z Internetu.

Obsługa

Ludzie są przyzwyczajeni, łatwa

Ludzie boją się spróbować, łatwa

Instalacja

Bezproblemowa, łatwa

Niezbędny informatyk

Aktualizacje

Dostępne na bieżąco

Dostępne na bieżąco

Możliwości konfiguracyjne, optymalizacyjne, rozszerzenia itp.

Konfiguracja szeroka, ale ograniczona. Niewielkie, ograniczone możliwości optymalizacji pracy. Skuteczne w systemie są tylko produkty MS podczas gdy inne bywają lepsze. Rozszerzenia: dyktowane przez firmę Microsoft, której polityką marketingową jest budowanie niezgodności. Np. pliki z Worda 2007 (.docx) nie można otworzyć w starczych wersjach Worda.

 

Optymalizacja i rozszerzenia są łatwe do wdrożenia, nie wymagają dużej wiedzy informatycznej, raczej obycia.

Konfiguracja – praktycznie nieograniczona.

Optymalizacja – ograniczona najczęściej wyobraźnią użytkownika albo wydajnością sprzętu.

Rozszerzenia – bardzo różne, każdy znajdzie coś dla siebie.

 

Optymalizacja i rozszerzenia w większości przypadków wymagają ingerencji informatyka.

 

 

Ms Office vs Open office

 

 

Microsoft Office

OpenOffice Sun Microsystems

Cena

2007 Basic BOX – 642zł

2007 Ultimate BOX -  2975zł

 

Jest w sumie 5 wersji dostępnych dla biznesu w zależności od potrzeb. Ceny w zakresie jw.

 

Ceny wzięte z www.ceneo.pl

Za darmo, do pobrania z Internetu

Instalacja

Bardzo łatwa

Bardzo łatwa

Obsługa

Łatwa, dla ludzi z obyciem komputerowym intuicyjna.

Dla początkujących użytkowników przyjazny interface.

Łatwa, bardzo podobna do konkurenta. W bardzo wielu przypadkach to kwestia przyzwyczajenia. Interface jest w niewielkim stopniu mniej przyjazny dla początkujących użytkowników.

Wydajność

Wysoka. Niektóre rozwiązania naprawdę bardzo ciekawe.

Wysoka, chociaż moim zdaniem nieco mniejsza od konkurenta.

Chociaż najnowsza wersja 3.0 to bardzo dobry produkt.

 

Moim zdanie OpenOffice w zdecydowanej większości przypadków całkowicie zaspokaja wymagania użytkowników zarówno biznesowych jak i domowych.

Aktualizacje

Dostępne na bieżąco

Dostępne na bieżąco

 

Łukasz Pająk

Autor jest pracownikiem firmy Eactive, zajmującej się promocją stron w wyszukiwarkach internetowych.

 

Autorzy serwisu wyrażają pełną zgodę na udostępnianie artykułu w niezmienionej formie na innych stronach internetowych. Warunkiem koniecznym publikacji jest podanie autora artykułu oraz linku prowadzącego do strony www.supermarketing.pl  Jeśli chcieliby Państwo przedrukować wybrany fragment artykułu prosimy o skontaktowanie się z nami w celu uzyskania pozwolenia.